Quando due o più persone sostengono spese per un bene, un’abitazione, un’attività o un progetto comune, accordarsi verbalmente su un generico “facciamo a metà” può funzionare finché gli importi sono modesti e non sorgono imprevisti. I problemi iniziano quando una spesa è più alta del previsto, qualcuno anticipa il denaro, una parte ritiene che il costo non fosse necessario oppure non è chiaro se una determinata voce rientrasse nell’accordo.
Stipulare un accordo per la divisione delle spese permette di stabilire in anticipo quali costi devono essere condivisi, in quale proporzione, chi effettua i pagamenti e come vengono effettuati gli eventuali rimborsi. Può essere utile tra conviventi, comproprietari, familiari, vicini che realizzano un’opera comune, persone che condividono un immobile o soggetti che sostengono insieme determinate spese. La disciplina applicabile cambia però in base al rapporto esistente tra le parti. Un accordo privato può regolare molti aspetti economici grazie all’autonomia contrattuale riconosciuta dal Codice Civile, ma incontra i limiti previsti dalla legge e, soprattutto, produce normalmente effetti tra chi lo stipula. Non basta quindi scrivere che una bolletta sarà divisa al 50% per modificare automaticamente il rapporto con il fornitore intestatario del contratto. Allo stesso modo, in materia di condominio, comunione o locazione esistono regole specifiche che devono essere considerate prima di predisporre una ripartizione diversa.
Indice
Quando conviene fare un accordo per la divisione delle spese
Un accordo scritto è particolarmente utile quando le spese sono ricorrenti, economicamente rilevanti o destinate a protrarsi nel tempo. Più il rapporto è complesso, meno è prudente affidarsi alla memoria delle persone coinvolte.
Pensiamo a due comproprietari di una casa utilizzata soltanto da uno di loro. Possono essere d’accordo sul fatto che alcune spese di conservazione siano sostenute da entrambi, mentre i consumi legati all’uso effettivo rimangano a carico di chi occupa l’immobile. Una formula generica come “le spese sono divise a metà” non chiarisce però cosa accada per luce, acqua, assicurazione, manutenzione della caldaia, lavori straordinari o sostituzione degli elettrodomestici.
Lo stesso problema si presenta tra conviventi. Una coppia può decidere di dividere affitto e utenze in parti uguali, ma sostenere le altre spese in proporzione al reddito. Oppure uno dei due può essere proprietario dell’immobile e l’altro contribuire soltanto alle spese correnti. Stabilire chiaramente il criterio evita che, dopo mesi o anni, contributi destinati ai consumi vengano interpretati in modo differente.
Un accordo può essere utile anche per una singola operazione. Due proprietari confinanti potrebbero, per esempio, decidere di sostenere insieme il costo di un’opera che interessa entrambi. In questo caso è opportuno precisare non soltanto la percentuale di spesa, ma anche preventivo scelto, limite massimo, modalità di pagamento e gestione di eventuali costi aggiuntivi.
Prima di dividere le spese bisogna identificarle con precisione
Il primo lavoro da fare non è decidere la percentuale, ma stabilire quali spese rientrano realmente nell’accordo. Una clausola che parla genericamente di “tutte le spese relative all’immobile” lascia aperte molte questioni.
È preferibile distinguere almeno tra costi ordinari e straordinari, spese legate all’utilizzo e spese necessarie alla conservazione del bene. Le categorie devono però essere definite in base alla situazione concreta, perché una stessa voce può assumere un significato diverso a seconda del rapporto.
Per esempio, in un’abitazione condivisa possono rientrare tra le spese comuni utenze, connessione internet, prodotti utilizzati da tutti e determinati servizi. In una comproprietà immobiliare diventano rilevanti anche lavori strutturali, assicurazioni, manutenzioni e costi necessari per conservare il bene.
Se l’accordo riguarda un progetto specifico, è ancora meglio indicare direttamente le voci previste. Più la spesa è identificabile, meno spazio rimane per discussioni successive.
Come scegliere il criterio di ripartizione
Dividere tutto in parti uguali è il criterio più semplice, ma non sempre è quello più adatto. Due persone possono concordare percentuali differenti quando esiste una ragione economica o pratica per farlo, nei limiti consentiti dalla disciplina applicabile.
Una casa utilizzata in misura molto diversa dai comproprietari, per esempio, può rendere opportuno distinguere le spese strettamente legate al consumo da quelle relative alla proprietà. Tra conviventi può essere scelto un criterio proporzionale alla capacità economica. In un’opera utilizzata da più soggetti, invece, può essere considerato il beneficio ottenuto da ciascuno.
L’importante è evitare espressioni come “secondo l’uso” se non viene spiegato come l’uso sarà misurato. Si farà riferimento ai consumi rilevati da contatori separati? Al numero delle persone? A una percentuale fissa concordata? Senza un parametro verificabile, il criterio rischia di generare una nuova controversia invece di prevenirla.
Una soluzione pratica può consistere anche nell’utilizzare criteri differenti per categorie diverse. Non esiste alcuna necessità logica di dividere allo stesso modo una bolletta dell’energia utilizzata quotidianamente e una riparazione strutturale che conserva un bene posseduto da entrambi.
Accordo interno e rapporto con i terzi sono due cose diverse
Questo è uno degli aspetti più importanti da capire. Il contratto ha forza di legge tra le parti che lo stipulano, ma di regola non produce effetti nei confronti dei terzi estranei al rapporto, salvo i casi previsti dall’ordinamento.
Supponiamo che la bolletta elettrica sia intestata soltanto a una persona e che due conviventi sottoscrivano un accordo con cui stabiliscono di sostenerla al 50%. Se il secondo convivente non versa la propria quota, l’accordo può disciplinare il rapporto interno tra loro, ma il fornitore continua a rivolgersi al soggetto che risulta parte del contratto di fornitura secondo le relative condizioni.
Lo stesso principio deve essere tenuto presente quando uno dei partecipanti firma personalmente un contratto con un artigiano. Scrivere successivamente che altri soggetti contribuiranno alla spesa non significa necessariamente liberare chi ha assunto l’obbligazione direttamente verso l’impresa.
Per questo l’accordo dovrebbe distinguere sempre il soggetto che effettua il pagamento verso il terzo da quello che deve sostenere economicamente la spesa nei rapporti interni.
Come gestire le spese anticipate da una sola persona
In molti rapporti la modalità più pratica consiste nel far pagare una fattura a una sola persona e dividere successivamente l’importo. In questo caso è fondamentale stabilire come deve essere richiesto e documentato il rimborso.
Si può prevedere che chi anticipa la spesa trasmetta agli altri copia della fattura, ricevuta o documento equivalente, accompagnata dall’indicazione della quota dovuta. È inoltre opportuno fissare un termine entro il quale il rimborso deve essere eseguito.
Anche il metodo di pagamento può essere concordato. Il bonifico è particolarmente pratico perché lascia traccia dell’operazione e consente di indicare una causale. Se vengono utilizzati altri sistemi, è comunque utile conservare una prova chiara del pagamento.
Quando le spese sono frequenti, può essere utile predisporre un semplice rendiconto periodico. Non occorrono necessariamente sistemi complessi: una tabella contenente data, descrizione, importo totale, quota di ciascuno, soggetto che ha anticipato e stato del rimborso può evitare molte incomprensioni.
Come disciplinare le spese straordinarie
Le spese impreviste sono spesso quelle che provocano i maggiori contrasti. Una persona ritiene necessario un intervento da 2.000 euro, l’altra sostiene che si potesse attendere oppure scegliere un preventivo meno costoso.
Per evitare questa situazione è utile stabilire che le spese straordinarie superiori a un determinato importo debbano essere preventivamente approvate da tutti i soggetti tenuti a contribuirvi. La clausola può prevedere che l’approvazione avvenga per iscritto, anche con modalità che consentano di conservarne prova.
Bisogna però prevedere anche le urgenze. Se si rompe improvvisamente una tubazione e l’acqua sta danneggiando l’immobile, attendere diversi giorni per ottenere l’autorizzazione formale dell’altro comproprietario potrebbe essere irragionevole.
L’accordo può quindi distinguere le spese programmabili da quelle urgenti e indifferibili, consentendo in quest’ultimo caso a una parte di intervenire subito, con obbligo di informare tempestivamente le altre e documentare il costo sostenuto.
La scrittura privata per la divisione delle spese
La scrittura privata è normalmente lo strumento più semplice per mettere per iscritto un accordo di divisione delle spese tra privati quando la legge non richiede una forma diversa per lo specifico rapporto.
Non occorre riempire il documento di formule complicate. Ciò che conta è che risulti chiaramente chi sono le parti, quale rapporto intendono disciplinare, quali spese sono comprese e quale criterio di divisione hanno scelto.
Una scrittura privata per la divisione delle spese, come spiegato sul sito Nelportafoglio.com, dovrebbe identificare le parti con nome, cognome e altri dati necessari a distinguerle senza ambiguità. Successivamente dovrebbe descrivere il bene, il rapporto o il progetto cui si riferiscono le spese. Se si tratta di un immobile, è utile indicarne almeno l’indirizzo e, quando necessario, ulteriori dati identificativi.
Nel corpo dell’accordo vanno poi inserite le regole di ripartizione. È meglio scrivere, per esempio, che una determinata categoria viene sostenuta nella misura del 60% dalla parte A e del 40% dalla parte B piuttosto che utilizzare formule come “in maniera proporzionata”.
La scrittura dovrebbe disciplinare anche modalità e tempi dei pagamenti, documenti da fornire per ottenere il rimborso, eventuale necessità di approvare preventivamente determinate spese, durata dell’accordo e procedura per modificarlo.
Infine devono essere apposte data e sottoscrizioni. L’articolo 2702 del Codice Civile attribuisce alla scrittura privata una specifica efficacia probatoria quanto alla provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, quando la sottoscrizione è riconosciuta o legalmente considerata riconosciuta.
Serve autenticare le firme?
Per un normale accordo relativo alla ripartizione interna di spese, l’autenticazione notarile delle firme non è automaticamente necessaria. Una scrittura privata non autenticata può essere valida tra le parti quando sono rispettati i requisiti richiesti per il tipo di accordo concretamente concluso.
L’autenticazione svolge però funzioni ulteriori e può essere richiesta dalla legge per determinati atti. Non bisogna quindi trasformare la regola generale in un’affermazione valida per qualsiasi operazione.
Se l’accordo sulla ripartizione delle spese è inserito all’interno di un negozio che riguarda diritti immobiliari, trasferimenti, costituzione di determinati diritti o altre materie soggette a particolari requisiti di forma, è opportuno rivolgersi a un notaio o a un avvocato prima della sottoscrizione.
Perché può essere importante la data certa
Le parti possono certamente indicare una data sulla scrittura. Un problema diverso è dimostrare nei confronti di soggetti terzi che il documento esistesse già in quella specifica data.
L’articolo 2704 del Codice Civile disciplina la certezza della data della scrittura privata non autenticata nei confronti dei terzi. Tra le circostanze considerate dalla norma vi è la registrazione, oltre ad altri fatti capaci di dimostrare in maniera certa l’anteriorità del documento.
Per un semplice accordo operativo che interessa soltanto due soggetti e viene regolarmente eseguito, questo aspetto potrebbe non avere particolare importanza. Se invece la data può avere conseguenze nei confronti di terzi o in vista di possibili controversie, è opportuno valutare come attribuire al documento una data opponibile.
Non ogni scrittura privata deve essere automaticamente registrata. Gli obblighi e i costi di registrazione dipendono dal contenuto dell’atto e dalla normativa fiscale applicabile. Se il documento contiene obbligazioni economicamente rilevanti o fa parte di un’operazione più complessa, conviene verificare il trattamento con un professionista.
Come dividere le spese tra comproprietari
Quando il bene appartiene in comunione a più persone non si parte da una situazione priva di regole. Il Codice Civile prevede obblighi specifici a carico dei partecipanti alla comunione, tra cui il contributo alle spese necessarie per la conservazione e il godimento della cosa comune e alle spese deliberate secondo le regole previste.
Un accordo tra comproprietari può essere molto utile per organizzare concretamente anticipazioni, rimborsi e utilizzo del bene, ma deve essere coordinato con la disciplina della comunione.
È particolarmente utile distinguere tra costi che riguardano il bene in quanto tale e costi generati principalmente dall’utilizzo personale di uno dei partecipanti. Se soltanto uno dei comproprietari vive stabilmente nella casa, per esempio, può essere ragionevole disciplinare separatamente i consumi rispetto a determinati interventi di conservazione.
Se i rapporti economici sono complessi o uno dei comproprietari sostiene da tempo spese senza il contributo degli altri, è prudente ricostruire la situazione con un professionista prima di firmare un documento che potrebbe anche contenere riconoscimenti di debito o rinunce a pretese già maturate.
Divisione delle spese in condominio
Per le spese condominiali esistono regole specifiche. L’articolo 1123 del Codice Civile prevede come criterio generale la ripartizione in misura proporzionale al valore della proprietà, salvo diversa convenzione, e stabilisce criteri collegati all’uso quando determinate cose servono i condomini in misura diversa.
Non bisogna quindi trattare un accordo tra due condomini come se potesse automaticamente modificare il criterio con cui l’amministratore deve predisporre il riparto dell’intero condominio.
Se due soggetti desiderano regolare soltanto i loro rapporti economici interni, per esempio perché sono comproprietari della stessa unità, possono certamente avere interesse a stabilire chi sosterrà concretamente una determinata quota. Ciò non significa però che l’accordo sia automaticamente opponibile al condominio o agli altri condomini.
Quando si vuole modificare un criterio generale di ripartizione delle spese condominiali è quindi necessario valutare le regole del condominio, la natura della spesa e i requisiti richiesti per la diversa convenzione.
Divisione delle spese tra proprietario e inquilino
Anche nelle locazioni esistono disposizioni specifiche. L’articolo 9 della Legge 392/1978 disciplina diversi oneri accessori e prevede, salvo patto contrario nei casi consentiti, quali spese siano poste a carico del conduttore.
Per esempio, vengono considerate dal legislatore diverse spese relative ai servizi comuni e alla loro gestione. Il conduttore ha inoltre diritto, prima del pagamento, a ottenere una specifica indicazione delle spese e dei criteri di ripartizione e a prendere visione dei documenti giustificativi nei termini previsti.
Un accordo sulle spese tra locatore e conduttore deve quindi essere letto insieme al contratto di locazione e alla normativa applicabile. Non è prudente aggiungere successivamente una scrittura generica con cui “tutte le spese sono a carico dell’inquilino” senza verificare quali costi possano effettivamente essere attribuiti al conduttore.
Se l’accordo modifica stabilmente il contenuto economico del rapporto locativo, va inoltre valutato se siano necessari adempimenti ulteriori rispetto alla semplice firma del documento.
Come regolare le spese tra conviventi
Tra persone che convivono la divisione delle spese può essere organizzata in diversi modi. Non è obbligatorio dividere tutto a metà e spesso una ripartizione rigida non corrisponde alla vita quotidiana.
Si può prevedere che affitto e utenze vengano sostenuti in una determinata percentuale, mentre le spese personali rimangano completamente separate. Per la spesa alimentare può essere utilizzato un conto comune alimentato periodicamente da entrambi.
La parte più importante è distinguere chiaramente i contributi alle spese quotidiane da somme destinate ad altri scopi. Se una persona versa importi rilevanti per lavori effettuati su un immobile di proprietà esclusiva dell’altra, per esempio, il rapporto è diverso dal semplice rimborso della bolletta dell’acqua.
Quando le somme sono elevate è quindi opportuno specificare a quale titolo vengono versate e se è previsto un rimborso, soprattutto per evitare che anni dopo le parti attribuiscano allo stesso pagamento significati completamente diversi.
Come gestire aumenti di prezzo e costi imprevisti
Un preventivo iniziale raramente garantisce che il costo finale rimanga identico in ogni circostanza. Durante un lavoro possono emergere interventi aggiuntivi oppure può cambiare il prezzo di alcuni materiali.
Un buon accordo dovrebbe stabilire cosa accade quando il costo supera quello inizialmente autorizzato. Si può prevedere, per esempio, che aumenti superiori a una determinata soglia richiedano una nuova approvazione.
Questa clausola impedisce a una parte di ordinare unilateralmente modifiche costose e chiedere successivamente all’altra di pagarne una percentuale.
Se il costo aggiuntivo dipende invece da un intervento urgente necessario a evitare un danno maggiore, possono trovare applicazione le regole specificamente concordate per le emergenze.
Prevedere cosa succede se una parte non paga
Un accordo completo non dovrebbe limitarsi a descrivere cosa accade quando tutto funziona bene. Deve stabilire anche come comportarsi in caso di ritardo.
Si può indicare il termine per effettuare il rimborso dopo la ricezione della documentazione e prevedere che eventuali richieste vengano comunicate per iscritto.
Se si vogliono inserire interessi, penali o altre conseguenze economiche, è invece consigliabile valutare attentamente la clausola. Non tutte le penalità sono automaticamente valide soltanto perché inserite in una scrittura privata e devono essere rispettati i limiti previsti dall’ordinamento.
Per rapporti di valore significativo può essere preferibile prevedere prima una procedura di confronto tra le parti e, successivamente, gli strumenti ordinari di tutela del credito.
Durata, modifica e cessazione dell’accordo
Quando l’accordo riguarda spese ricorrenti bisogna indicare da quando produce effetti e fino a quando rimane applicabile.
Può essere collegato alla durata di una convivenza, all’utilizzo di un immobile, alla comproprietà di un bene oppure avere una durata determinata. L’importante è evitare che continui formalmente a disciplinare situazioni che sono cambiate completamente.
È utile stabilire anche che eventuali modifiche debbano essere concordate per iscritto. In questo modo una parte non potrà sostenere facilmente che mesi prima era stato raggiunto verbalmente un accordo del tutto diverso.
Alla cessazione del rapporto può essere previsto un rendiconto finale entro il quale ciascuna parte comunica le spese anticipate e vengono saldati eventuali conguagli.
Conservare fatture, ricevute e prove dei pagamenti
Una scrittura privata ben redatta serve a poco se non esiste alcuna prova delle spese che dovrebbero essere divise.
Chi effettua un pagamento dovrebbe conservare fattura, ricevuta, bonifico o altra documentazione idonea. Se una spesa riguarda soltanto in parte il rapporto comune, bisogna essere in grado di spiegare come è stata calcolata la quota richiesta.
È utile conservare anche preventivi approvati, comunicazioni relative alle spese straordinarie e ricevute dei rimborsi eseguiti dagli altri partecipanti.
Quando i rapporti durano molti anni, una cartella digitale condivisa può essere più efficace di una raccolta di messaggi sparsi tra telefono, email e documenti cartacei. La trasparenza nella documentazione riduce notevolmente il rischio che il problema diventi un confronto tra ricordi diversi.
Errori da evitare nell’accordo per la divisione delle spese
Il primo errore è utilizzare formule troppo generiche. “Divideremo tutte le spese” non spiega quali siano comprese, quali escluse e secondo quale criterio.
Un secondo errore consiste nel non stabilire chi può autorizzare una spesa. Se qualsiasi partecipante può sostenere liberamente costi di qualunque importo e pretendere successivamente il rimborso, il conflitto è quasi inevitabile.
È inoltre sbagliato pensare che l’accordo interno modifichi automaticamente gli obblighi verso fornitori, condominio, amministrazione o altri terzi. Una ripartizione economica tra due persone non equivale alla sostituzione del debitore in un rapporto esterno.
Bisogna poi evitare di mescolare nello stesso documento semplici spese correnti, prestiti, investimenti su immobili altrui e riconoscimenti di debito senza distinguerli. Si tratta di operazioni giuridicamente diverse e, quando gli importi diventano consistenti, richiedono una redazione più accurata.
Infine, non bisogna ignorare le regole specifiche già previste dalla legge. Condominio, comunione e locazione hanno discipline proprie e l’autonomia delle parti opera entro i relativi limiti.
Come stipulare un accordo chiaro e utilizzabile
Un buon accordo per la divisione delle spese deve permettere a chiunque lo legga di rispondere a poche domande fondamentali: chi partecipa, quali spese vengono divise, in quale misura, chi paga inizialmente, entro quanto tempo gli altri devono rimborsare la propria quota e cosa accade per gli importi straordinari.
Prima di firmare è utile simulare qualche situazione concreta. Se domani si rompe la caldaia, chi decide il tecnico? Se il preventivo raddoppia, occorre una nuova autorizzazione? Se una bolletta viene pagata da una sola persona, entro quale data arriva il rimborso? Se una parte cessa di utilizzare il bene, continua a sostenere le stesse spese?
Se il documento fornisce risposte chiare, l’accordo sta probabilmente svolgendo bene la propria funzione. Se invece per risolvere ogni esempio bisogna aggiungere spiegazioni verbali, la scrittura deve essere resa più precisa.
Per accordi semplici tra privati può essere sufficiente una scrittura privata dettagliata e firmata da tutte le parti. Quando però sono coinvolti immobili, comproprietà complesse, somme elevate, modifiche ai criteri condominiali, rapporti di locazione o possibili rinunce a crediti già esistenti, è prudente far verificare il testo da un avvocato, notaio o altro professionista competente.
Il passo più utile è quindi partire da un elenco reale delle spese e non da una formula contrattuale generica. Una volta individuate le singole voci, si può attribuire a ciascuna un criterio di ripartizione, stabilire chi anticipa il pagamento e documentare il rimborso. È questa precisione, più delle formule giuridiche elaborate, che rende un accordo sulla divisione delle spese realmente utile quando nasce un dubbio o un disaccordo.
